Sådan udskrives et Excel-regneark på en enkelt side

Reklame

Excel er en fantastisk nyttigt 7 sjove og underlige ting, du kan oprette med Microsoft ExcelForestil dig at Excel var sjovt! Excel tilbyder masser af muligheder for projekter, der går ud over dens tilsigtede brug. Den eneste grænse er din fantasi. Her er de mest kreative eksempler på, hvordan folk bruger Excel. Læs mere regnearksprogram, men der er ikke noget værre end at oprette et perfekt regneark og udskrive det kun for at se det komme ud på ni ark papir, inklusive en enkelt række på den sidste. Hvad er godt med et smukt udformet regneark, hvis det ser forfærdeligt ud på papir?

Heldigvis kan du finjustere dit regneark og programindstillingerne for at få alt på en side og få den side til at se så god ud som muligt. Hvis dit regneark bare er for stort til en enkelt side, kan du bruge disse indstillinger til at distribuere det på et antal sider mere behageligt.

Vis eksempel før du udskriver

Dette er et vigtigt trin - du kan starte en masse problemer, før du udskriver, hvis du bare ved dem. Hvis du udskriver og derefter kontrollerer, hvor godt det fungerede, kan du muligvis ende

spilder en masse papir Administrer udskrivningsomkostninger og klip papiraffald ved at opsætte en printerserver med PaperCut Læs mere forsøger at få den sidste række eller kolonne på papiret.

Afhængig af din version af Excel skal du muligvis klikke på Fil> Printeksempel, Fil> Udskriv> Forhåndsvisning af udskrivning, eller bare Fil> Udskriv for at se, hvordan dit regneark vil se ud, når det kommer ud af printeren. Hvis det ser godt ud, skal du gå videre og udskrive. Hvis ikke, prøv nogle af nedenstående strategier!

Brug visningen til sidelayout

Sidevisningsvisningen viser dig, hvordan dit dokument udskrives, mens du arbejder på det. Det er ikke en fantastisk visning at arbejde på dit regneark, men det kan hjælpe dig med at foretage justeringer for at sikre, at dine kolonner og rækker får mest muligt ud af den plads, du har. Gå til for at aktivere visningen Vis> Sidelayout.

Nu ser du dit regneark, som det ville blive udskrevet. At foretage justeringer ved hjælp af værktøjerne, der er anført nedenfor, mens du er i denne visning, giver dig en bedre idé om, hvorvidt de har fungeret godt. (Den samme funktionalitet er tilgængelig i Word og kan hjælpe dig oprette dokumenter, der ser professionelt ud Sådan oprettes professionelle rapporter og dokumenter i Microsoft WordDenne guide undersøger elementerne i en professionel rapport og gennemgår struktureringen, stylingen og færdiggørelsen af ​​dit dokument i Microsoft Word. Læs mere også der.)

Skift sideorientering

Hvis dit regneark er bredere end det er højt, hjælper en vandret orientering dig med at passe mere af det på en side. Et højere regneark drager sandsynligvis fordel af en lodret retning. For at vælge, hvilken retning dit regneark bruger, skal du åbne Sideopsætning og vælg Stående eller Landskab under fanen Side.

Slet eller skjul rækker eller kolonner

I store regneark er der ofte rækker eller kolonner, der er overflødige, indeholder gamle oplysninger eller bare ikke behøver at blive udskrevet i en bestemt situation. Disse rækker og kolonner optager værdifulde ejendomme på siden og kan gøre det meget vanskeligere at få dit regneark til at passe godt.

Hvis du kan slette nogle af disse data, skal du bare bruge den velkendte fremhæv> Rediger> Slet rækkefølge for at slippe af med dem. Hvis de indeholder oplysninger, som du tror, ​​du muligvis har brug for igen engang senere, kan du skjule dem ved at højreklikke på række- eller kolonneoverskriften og vælge Skjule. For at se dataene igen skal du markere rækkerne eller kolonnerne på hver side af de skjulte data, højreklikke på etiketten og vælge Vis igen.

Brug sideskift

Ligesom i dit foretrukne tekstbehandlingsprogram, kan du indsætte sideskift for at sikre dig, at dit regnearket er delt mellem flere sider, hvor du vil have det, i stedet for hvor Excel beslutter det praktisk. Bare brug Indsæt> Sideskift for at fortælle Excel, hvor du skal dele dit dokument.

Skift udskrivningsområdet

Hvis dit regneark har en enorm mængde data, og du kun behøver at udskrive noget af det, kan du udskrive bare den del af det regneark, du vælger. Vælg de celler, du vil udskrive, og klik på Print. Skift Udskriv hvad: mulighed for at Udvælgelse, og forhåndsvisningen opdateres til kun at indeholde de data, du har valgt.

Hvis du har en tendens til at udskrive det samme valg regelmæssigt, kan du indstille et permanent udskriftsområde, der omfatter netop dette afsnit, så du ikke behøver at vælge det hver gang. For at gøre dette skal du vælge det område, du udskriver ofte, og gå derefter til Fil> Udskrivningsområde> Indstil udskriftsområde. Nu bliver dette valg det standardudskrivningsområde for dit regneark. Brug af for at slippe af med denne indstilling Fil> Udskrivningsområde> Ryd udskriftsområde.

Skift sidemargen

Hvis du bare har brug for lidt mere plads til at passe dit regneark på en side, kan tilføjelse af lidt ekstra plads til sidens margener løse dit problem. Du kan få adgang til dialogboksen Sideopsætning enten fra Fil> Sideopsætning eller med knappen Sideopsætning i udskrivningsdialogen. Tilføj en brøkdel af en tomme til hver margin, og kontroller udskrivningseksemplet igen.

Det er nemt at gå over bord med tilføjelse af plads i margenerne for at passe så meget som muligt på en side. Husk dog, at tekst, der kører helt til kanten af ​​et stykke papir, ikke kun er æstetisk ubehagelig, men også kan være svært at læse. Vær omhyggelig med denne!

Indpak tekst og ændre størrelse på kolonner

Excel bruges normalt til numeriske data, men det kan være det virkelig nyttigt til tekst Sparer tid med tekstoperationer i ExcelExcel kan gøre magi med tal, og det kan håndtere tegn lige så godt. Denne manual viser, hvordan man analyserer, konverterer, udskifter og redigerer tekst inden for regneark. Disse grundlæggende giver dig mulighed for at udføre komplekse transformationer. Læs mere såvel. Hvis du har en masse tekst i dine celler, kan de virkelig strække dit regneark ud og gøre det vanskeligt at passe den på en side eller endda på flere sider; kan du ende med et underligt udskrivningsskema, der får dit dokument til at se sådan ud:

Nogle af teksterne er afskåret, og cellerne, der ikke er afskåret, løber alt for langt til højre. For at begrænse bredden på dit regneark til bredden på en enkelt side kan du begrænse bredden på dine kolonner og brug tekstindpakning for at sikre dig, at du ikke mister nogen af ​​de ønskede data udskrives. Gå først til Format> Celler> Justering og sørg for Indpak tekst er aktiveret.

Når teksten i en celle nu er bredere end kolonnebredden, vil teksten vikles ned til den næste linje. Herfra kan du justere bredden på dine kolonner ved at trække kanten af ​​en række eller kolonneoverskrift for at ændre størrelsen på den.

Du kan også dobbeltklikke på række- eller kolonnetiketter for automatisk at gøre dem så brede som nødvendigt, som vist i videoen herunder. For at sikre dig, at dine kolonner passer på en side, som du vil have dem, skal du bruge oversigten over sidelayout nævnt ovenfor.

Skaler dit regneark

Hvis intet andet har gjort jobbet, kan du skalere dit regneark, så det passer på en enkelt side (eller et bestemt antal sider). I Sideopsætning, skal du klikke på alternativknappen ved siden af Passer til: og vælg det antal sider, du vil have, at dit regneark skal udskrives på. Valg af et mindre antal "brede" sider skalerer dokumentet vandret, og valg af et mindre antal "høje" sider skalerer det lodret. Du kan også vælge en procentvis skala.

Brug af skaleringsindstillingen kan hjælpe med at begrænse størrelsen på dit dokument, når det lægges på papir, men det kan også gøre din tekst meget lille og vanskelig at læse. Kontroller forhåndsvisningen, og sørg for, at du ikke skalerer så langt, at det er umuligt at læse nogen af ​​dine data. Skalering er virkelig nyttigt, når du prøver at udskrive Excel-diagrammer 8 typer Excel-diagrammer og grafer og hvornår de skal brugesGrafik er lettere at forstå end tekst og tal. Diagrammer er en fantastisk måde at visualisere numre på. Vi viser dig, hvordan du opretter diagrammer i Microsoft Excel, og hvornår du bedst bruger hvilken slags. Læs mere , også.

Gør din udskrift lettere at læse

Når det er lykkedes dig at få dit regneark på et acceptabelt antal sider, skal du gå et skridt videre og gøre det så let at læse som muligt. Ved at finjustere et par andre udskriftsindstillinger kan du optimere udseendet på din udskrift. Her er et par, du skal vide om.

Udskrivning af rammelinjer og række- eller kolonneoverskrifter

I Sideopsætning menu (åbnes via udskrivningsdialogen eller Fil> Sideopsætning), skal du klikke på fanen Ark og vælge Gitterlinjer under Print afsnit. Du kan også vælge Række- og kolonneoverskrifter for at føje disse etiketter til din udskrift.

Tilføjelse af side- og sidefodsoplysninger

Excel kan automatisk tilføje nyttige oplysninger til overskriften og sidefoden på dit dokument for at gøre det lettere at læse. I Sideopsætning Klik på menuen Header / Fodnote fanen og brug rullemenuerne til at tilføje oplysninger som sidetal, filnavn og forfatternavn til overskriften eller sidefoden. Hvis dit regneark er virkelig langt, kan disse oplysninger hjælpe med at holde siderne organiseret lettere.

Du kan også tilføje tilpasset tekst ved at klikke på Tilpas overskrift eller Tilpas sidefod.

Lav ikke aftale med dårligt udskrevne regneark

Det kan være frustrerende at prøve at få dit regneark til at se godt ud, når du udskriver det - især hvis du skal have det på en enkelt side. Men med et par justeringer til indstillinger og format af dit dokument, kan du fremstille en dejlig udskrift! Glem ikke at lære andre tip til Excel-succes på kontoret 5 Microsoft Word & Excel-færdigheder, du skal have for at lykkes på kontoret"Få den rapport til mig, ASAP!" Et kernesæt med Microsoft Excel og Word-tricks kan gøre denne opgave mindre stressende og hjælpe dig med at whizere en stilfuld rapport på kort tid. Læs mere mens du også er ved det.

Har du andre tip til udskrivning af regneark fra Excel? Del dem nedenfor!

Billedkreditter:forretningsmand med spørgsmålstegn af Dooder via Shutterstock